ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДАННИ

I. Въведение

В изпълнение на Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните - ОРЗД), чиято цел е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и, когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие, Травел Дийлс ООД, в качеството си на администратор на лични данни, въведе тази политика за защита на личните данни.

Основната цел на политиката, въведена от Травел Дийлс ООД е да опише как компанията получава, използва, защитава и съхранява личната информация, която получава от субектите на данни, които използват услугите на компанията. Този документ е част от общите условия за ползване на сайта (https://www.deals.bg/terms).

Във връзка с използването на платформата, обръщаме Ви внимание на следното:

• Когато клиентът (субект на данни) се регистрира в платформата на Травел Дийлс ООД , той се съгласява с политиката и изрично потвърждава, че я приема.

• Предоставянето на лични данни е доброволно и единствената му цел е да направи използването на услугите на платформата възможно. Ако клиентът откаже да предостави необходимите лични данни за използване на услугите на платформата на Травел Дийлс ООД , то той отказва да използва съответните услуги или да осъществява достъп до тях.

• В някои случаи изричното съгласие за обработване на лични данни може да не е необходимо, ако е налично друго правно основание, например: спазване на законовите задължения на Администратора; необходимост за изпълнение на договор и др.

• За информация, контролният орган по отношение на защитата на лични данни е Комисия за защита на личните данни.

Понятия

„Лични данни“ – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице, както и всяка друга информация, която се определя от приложимото право като лични данни.

„Специални (чувствителни) категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация, както и всички други лични данни, които се определят от приложимото право като специални.

„Обработване“ – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.

„Администратор“ - всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка.

„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

„Съгласие на субекта на данните“ – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени.

„Дете“ – Общият регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години, въпреки че тя може да бъде намалена на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.

„Профилиране“ – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение.

„Нарушение на сигурността на лични данни“ – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин.

„Основно място на установяване“ – седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде мястото, където се намира централното му управление в Съюза, или ако обработващият лични данни няма централно управление в Съюза, мястото на установяване на обработващия лични данни в Съюза, където се осъществяват основните дейности по обработването.

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД).

„Получател“ – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели“; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването.

„Трета страна“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни.

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни

1. Ръководството на Травел Дийлс ООД се ангажира да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата, чиито лични данни Травел Дийлс ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

Администраторът се задължава да осигури съответствието на всички дейности, които извършва по събиране и обработване на лични данни, съгласно изискванията на ОРЗД.

2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

3. Настоящата политика се отнася до всички дейности по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията на Травел Дийлс ООД обработва от различни източници.

4. Трети страни, които работят със или за Травел Дийлс ООД , в т.ч. партньори, външни доставчици и др., както и които имат или могат да имат достъп до личните данни на администратора, са длъжни да се запознаят и съобразят с тази политика. Администраторът е длъжен да сключи споразумение за поверителност на данните с всяка трета страна, на която предоставя достъп до личните данни, обработвани от него, което дава право на Травел Дийлс ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения, освен ако обработването не се изисква от правото на ЕС или от правото на държава-членка.

III. Принципи за защита на данните

Цялото обработване на лични данни се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките на Травел Дийлс ООД имат за цел да гарантират спазването на следните принципи.

Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да обработва лични данни. Това са т. нар „основания за обработване“, например „съгласие“. Съгласието на субекта е едно от основанията за обработване на личните данни. Такова може да бъде също изпълнение на договор или законен интерес на администратора, в които случаи съгласие не е нужно да бъда давано.

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, необходима във всеки конкретен случай и за всяка конкретна цел, по разбираем, кратък и достъпен за субекта на данни начин. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни, или от други източници.

Прозрачно – съгласно разпоредбите на ОРЗД, информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.

Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели.

Травел Дийлс ООД получава от субектите на данни само данните за конкретни цели и се ангажира да ги събира и обработва само за тези цели.

Травел Дийлс ООД полага усилие личните данни да бъдат точни и актуални във всеки един момент и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

Субекта на данните от своя страна трябва да декларира, че данните, които предава за съхраняване на Травел Дийлс ООД, са точни и актуални.

Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, която позволява субектът на данните да бъде идентифициран за периода, необходим за обработването.

Когато личните данни се запазват след срока на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин (минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.

Гарантирането на сигурността на личните данни е свързана и с предприемането на подходящи технически мерки, за които Травел Дийлс ООД следи и които могат да включват като пример:

• Защита с парола;

• Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;

• Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет (може да има изключение при осигурени задължителна проверка за вируси и регистриране на трансфера на данни);

• Антивирусен софтуер и защитни стени;

• Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал;

• Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;

• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;

• Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;

• Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за Травел Дийлс ООД.

При преценката за подходящи мерки за защита на личните данни се вземат предвид идентифицираните рискове за лични данни, както и възможността за нанасяне на вреди на лицата, чиито данни се обработват.

IV. Права на субектите на данни

1. Съгласно ОРЗД субектът на данни има следните права по отношение на обработването на личните му данни:

• Да получи информация за личните данни, свързани с него, които се обработват от администратора, и за целта, за която се обработват, включително да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни и третите страни, на които данните се предават;

• Да поиска копие от своите лични данни от администратора;

• Да иска от администратора коригиране на лични данни, когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;

• Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен“);

• Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани;

• Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;

• Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг;

• Да се обърне с жалба до надзорен орган, ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;

• Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;

• Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;

• Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;

• Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

2. Травел Дийлс ООД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

• Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни;

• Когато исканията на субект на данни са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, Травел Дийлс ООД може или да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията, комуникацията или предприемането на исканите действия, или да откаже да предприеме действия по искането;

• Субектите на данни имат право да подават възражения до Травел Дийлс ООД, свързани с обработването на личните им данни.

V. Съгласие

1. Под „съгласие“ Травел Дийлс ООД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време. Съгласие на субекта на лични данни се изисква винаги, когато не съществува алтернативно правно основание за обработването.

2. Травел Дийлс ООД разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

4. Съгласието на субекта за обработване на лични или специални категории данни се дава въз основа на съответния документ за съгласие, предоставен от субекта на данни на администратора за всяка конкретна цел на обработване. Когато субектът подписва договор, съгласие не е необходимо, защото данните му се събират на друго законово основание.

5. Когато Травел Дийлс ООД обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години.

VI. Сигурност на данните

1. Служителите на администратора, които съгласно длъжностните си характеристики имат задължение да обработват определени лични данни от името на администратора, са длъжни да осигурят сигурността при обработването и съхраняването на данните от тяхна страна, включително да гарантират, че няма да разкриват данните на трети страни, освен ако Травел Дийлс ООД не е дал такива права на тази трета страна за достъп до данните.

2. Личните данни или част от тях трябва да бъдат достъпни само за тези, които имат задължение да ги обработват/съхраняват. Всички лични данни трябва да се съхраняват например:

• в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или

• ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация; и / или

• съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители/ работници на Травел Дийлс ООД . От всички служители/работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи/декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.

5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие правилата на Травел Дийлс ООД за това. Записите на хартиен носител, за които е изтекъл срокът за съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като „поверителни отпадъци“. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила.

6. Обработването на лични данни „извън офиса“ представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.

VII. Разкриване на данни

1. Травел Дийлс ООД трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители/работници трябва да бъдат предпазливи, когато се поиска от тях да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността, извършвана от организацията.

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация.

3. Личните данни ще се предоставят на компетентните публични власти при и по повод упражняване на техните властнически правомощия.

VII. Съхраняване и унищожаване на данните

1. Травел Дийлс ООД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период, отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

2. Травел Дийлс ООД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено, ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

3. Личните данни трябва да бъдат унищожени, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност – включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“).

VIII. Трансфер на данни

1. Всеки трансфер на данни от ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като „трети страни“) са незаконни, освен ако няма подходящо ниво на защита на основните права на субектите на данни.

Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения:

2. Решение за адекватност

Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.

Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.

3. Прехвърляне на личните данни между ЕС и САЩ (EU-U.S. Privacy Shield)

Ако Организацията желае да прехвърли лични данни от ЕС на трета страна в САЩ, тя трябва да провери дали организацията е подписала Рамковото споразумение „Privacy Shield“ с Министерство на търговията на САЩ.

Американското министерство на търговията отговаря за управлението и администрирането на Privacy Shield и гарантира, че компаниите изпълняват своите ангажименти. За да могат да се сертифицират пред министерството, фирмите трябва да имат политика за защита на личните данни в съответствие с принципите на ОРЗД, напр. използват, съхраняват и прехвърлят личните данни в съответствие набор от строги правила и предпазни мерки за защита на данните.

4. Задължителни фирмени правила

Травел Дийлс ООД може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС. Това изисква одобрението им от съответния надзорен орган.

5. Стандартни договорни клаузи

Травел Дийлс ООД може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако Травел Дийлс ООД приема стандартни договорни клаузи, одобрени от съответния надзорен орган, това има автоматично признаване на адекватността за защита.

6. Изключения

При липса на решение за адекватност, членство в US Privacy Shield, задължителни фирмени правила и/или договорни клаузи, прехвърляне на лични данни в трета страна или международна организация се извършва само при едно от следните условия:

• субектът на данните изрично се е съгласил с предложеното прехвърляне, след като е бил информиран за възможните рискове от такива прехвърляния;

• предаването е необходимо за изпълнението на договор между субекта на данните и администратора или за изпълнението на преддоговорни мерки, взети по искане на субекта на данните;

• предаването е необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между администратора и друго физическо или юридическо лице;

• предаването е необходимо поради важни причини от обществен интерес;

• предаването е необходимо за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;

• предаването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на други лица, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие;

• предаването се извършва от регистър, който съгласно правото на ЕС или правото на държавите членки е предназначен да предоставя информация на обществеността и е достъпен за справка от обществеността по принцип или от всяко лице, което може да докаже, че има законен интерес за това, но само доколкото условията за справка, установени в правото на Съюза или правото на държавите членки, са изпълнени в конкретния случай.

IX. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

1. Травел Дийлс ООД е създал процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в Травел Дийлс ООД и в работния поток от данни се установяват:

• бизнес процесите, които използват лични данни;

• източниците на лични данни;

• броя на субектите на данни;

• описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;

• дейностите по обработване;

• целите на обработването, за което личните данни са предназначени;

• правното основание за обработването;

• получателите или категориите получатели на личните данни;

• основните системи и места за съхранение;

• всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;

• сроковете за съхранение и заличаване.

2. Травел Дийлс ООД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

3. Травел Дийлс ООД оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Когато е задължително се извършват оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от Травел Дийлс ООД и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на Травел Дийлс ООД.

4. Травел Дийлс ООД управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с правилата, заложени при изготвяне на оценката.

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване Травел Дийлс ООД следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

5. Когато в резултат на оценката на въздействието е ясно, че Травел Дийлс ООД ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде подробно обсъдено от ръководството на Травел Дийлс ООД.

6. Ако възникнат сериозни опасения или относно потенциалната вреда или опасност, или относно количеството на съответните данни, то Травел Дийлс ООД следва да отнесе въпроса пред надзорния орган.